Companion СТРАТЕГИИ &ФИНАНСИСТ Клуб ФИНАНСИСТ Перезагрузка Компаньон Shop  
   

Выбор ERP для практиков  / Точка зрения

07 апреля 2012   Алексей Матюхин, старший финансовый консультант SMART business, финансовый директор SimCorp Ukraine в 2008-2011 гг.

На печать

В этой статье я хочу поделиться своими мыслями, которые будут интересны специалистам, занимающимся информационными системами учета, финансового анализа, планирования и прогнозирования. Здесь вы не найдете идеальный алгоритм выбора системы или методов учета и анализа. Скорее наоборот, будут озвучены проблемы, возникающие у работников, так или иначе вовлеченных в процесс автоматизации бизнес-процессов, ведь нет ничего важнее вопросов без ответов. На такие вопросы каждый дает ответ сам, и не существует ответа лучше.

Поскольку я практик, все вопросы в данной статье будут иметь практический характер. Приводя примеры, лучше всего ссылаться на позитивный опыт. Что касается моего опыта, то он связан с внедрением и применением систем Microsoft Dynamics NAV (ранее известна как Navision) и Infor. В примерах я буду иметь в виду именно их. Для краткости ERP от компании «Майкрософт» буду называть просто Navision. Это не значит, что другие системы чем-то хуже — на рынке существует много достойных, и для каждого бизнеса всегда можно подобрать несколько их вариантов по душе и карману.

Зоны повышенного внимания

На что следует обратить внимание, выбирая систему? В первую очередь стоит определить, зачем она нужна. Некоторым компаниям необходимо, чтобы система, в которую бухгалтер будет вносить данные, имела известное имя, например, SAP или Oracle. По мнению бизнесменов, это увеличивает стоимость компании. Что ж, такое мнение тоже можно уважать. Зачастую задача звучит в упрощенном виде: автоматизировать бизнес-процесс или навести порядок в учете и бюджетировании. А иногда цель имеет еще более поэтическую формулировку — ликвидировать бардак. По моему мнению, навести порядок и ликвидировать бардак — принципиально разные задачи. Если же выбирать систему будет прагматик, он сначала определит, какие задачи и проблемы хочет решить с помощью программного продукта. С пониманием проблемы обычно обращаются к поставщикам программных решений. Безусловно, каждый из них предлагает решить ее самым оптимальным и единственно верным путем. Различимое отличие состоит в стоимости решения и маркетинговых формулировках, а решение принять все равно нужно. В этой ситуации можно позавидовать специалистам дочерних компаний международных корпораций — за них решение уже приняли, и они смело могут присоединиться к успешному внедрению или ругать чужое решение. Кому как повезет.

Когда круг выбора сузился до нескольких систем, встает выбор между простотой и гибкостью. Как известно, любое качество имеет обратную сторону, поэтому, выбирая гибкость и многообразие, придется пожертвовать простотой. Что же выбрать? Правильных ответов здесь ровно столько, сколько типов людей, а их, как утверждают психологи, много. Если вы консерватор, не любите перемен и уверены, что в каждой ситуации существует единственно верное решение, выбирайте самое простое. Гибкость системы, скорее всего, будет вас раздражать. Если же вы сторонник непрерывного улучшения, а девиз «Раз и навсегда» вам не по душе, стремитесь к гибкости. В свое время автор остановил свой выбор на ERP от Microsoft — Navision, которая была наиболее гибкой в своей категории.

Какими функциональными возможностями должна обладать система? Ответ прост: необходимыми для вашего бизнеса. Но это неполный ответ, ведь не всегда очевидно, эти функциональные возможности действительно нужны или мысль о необходимости навязана продавцами и консультантами. Иногда мы слышим, что такие инструменты должны быть у всех, но это не так. Внедрять стоит только то, что приносит очевидную пользу. Лишние инструменты делают систему дороже, а внедрение более длительным. Часто покупают систему «на вырост» с учетом того, что завтра потребности компании будут больше и понадобится лишний функционал. Безусловно, система должна соответствовать растущим потребностям и планам, если они, конечно, есть, а лишний функционал так и останется таковым. Полезность инструмента ограничивается самым узким звеном. Это правило, которое обычно работает. Если инструмент позволяет получать хороший отчет, никак не влияющий на принятие решений и в регулярной деятельности не использующийся, его полезность минимальна, даже если все данные правильны. Если отчет мог бы быть полезным, но собрать для него качественные данные нельзя в силу отсутствия ресурсов или квалификации персонала, то на нем есть смысл сэкономить и отказаться от него. Если же вы как специалист высокой квалификации разработали отчет, который может быть полезен, и данные для него есть, но его пользователь — руководитель, у которого на ваш гениальный отчет нет времени, лучше сконцентрироваться на простых, понятных и необходимых функциях.

Хороша та система, в которой есть все, однако маловероятно, что она существует. В действительности, разрабатывая программное обеспечение, компании концентрируются на покрытии определенных сегментов и областей знаний. Современные учетные системы работают над универсальностью собственных продуктов. Так, известные поставщики систем ERP добавляют к своим системам блоки Business intelligence. Делают они это в первую очередь для того, чтобы на вопрос, есть ли у них BI, специалист по продажам ПО мог ответить: «Конечно, есть!». Так или иначе, каждому придется решить, внедрять ли единый программный продукт, в котором имеются все необходимые компоненты, или использовать несколько узконаправленных профессиональных решений. Выбирая решение, необходимо исходить из желаемых целей и, конечно, доступного бюджета.

Современные компании часто уделяют значительное внимание росту. Сегодня компания состоит из 100-200 человек, а завтра это многомиллионная международная корпорация. Как же быть с учетными системами? Что лучше — внедрять сложную дорогостоящую систему сразу или менять системы по мере роста? Первый вариант могут позволить себе не все, ведь растущей компании всегда не хватает оборотных средств, да и разработать точный план развития можно далеко не всегда. Тем, кто пойдет вторым путем, придется купить не одну ERP-систему, а главное — несколько раз внедрять новое программное обеспечение и обучать персонал, а это дорогостоящий и порой болезненный процесс. Тем не менее зачастую такой путь дешевле и реалистичнее. Нередки случаи, когда проекты внедрения сложных дорогостоящих систем не заканчиваются никогда.

Всякий специалист, делающий выбор ПО, сталкивается с проблемой: выбирать программное обеспечение с таким расчетом, чтобы можно было приспособить бизнес-процессы к стандартным функциям выбранной системы, или изменять систему так, чтобы она максимально соответствовала процессам компании. Первый путь — жертвовать удобством и зачастую полезностью системы. Приверженцы второго пути стремятся к внедрению идеальной системы, но рискуют не получить ожидаемую функциональность, ввязаться в длительный процесс разработки. В голову приходит старая шутка: «Что ты пишешь?» — спросили программиста. «Сейчас запустим и узнаем», — ответил тот. Не привлекая профессиональных консультантов, занимающихся внедрением учетных систем, компания может понести значительные затраты, потерять время и в конечном итоге прийти к выводу, что проект внедрения закончился провалом.

Принимая решение использовать исключительно стандартный функционал, компания значительно сокращает срок внедрения. К примеру, внедрение системы Navision можно сократить до одной-двух недель. Но оно может занимать 6-12 месяцев, если принято решение приводить систему посредством модификаций в полное соответствие с процессами, принятыми в компании. В последнем случае, конечно же, удобство и полезность системы значительно возрастают. Здесь уместно упомянуть вариант внедрения той же Navision с минимальным количеством модификаций с тем, чтобы через несколько лет перейти на дорогостоящую западную ERP.

Выбирая систему, необходимо учитывать не только внутренние потребности, но и отношения с обществом — акционерами, аудиторами, кредиторами и налоговыми органами. Основной параметр здесь — возможность управления правами доступа. Если компания планирует прохождение международного аудита, сертификацию ISO, выход на IPO, следует серьезно задуматься о соответствии системы закону Sarbanes Oxley и возможности контролировать сложные схемы прав доступа. Отечественные учетные системы, увы, чаще всего не обладают такими качествами.

Нужно помнить также о модном нынче стремлении к usability. Система должна быть удобной, а иногда понятие удобства путают с привычностью. Известно, что наилучший инструмент — тот, которым мы умеем пользоваться, и в то же время для движения вперед необходимо выходить из зоны комфорта и осваивать что-то новое.
Система должна решать наши задачи. Внедрение окажется эффективным только тогда, когда и задачи, и проблемы будут четко определены.&.Ф.

Реклама: , , , ,