«Бумажный» век
Перед тем, как приступить к внедрению ЭДО, в компании «Укртранснафта» провели приблизительный подсчет ресурсов, денег и времени, которые удастся сэкономить после перехода на «цифру». Подсчитали и прослезились. «Представьте, что компания заключает около 2000 договоров в год», — говорит Константин Клименко, главный бухгалтер АО «Укртранснафта», — «в среднем, один договор — это десяток страниц. Так как раньше договор печатался приблизительно в десяти вариантах, получается 100 страниц. Итого в год — около 200 000 страниц». Это не считая бумаги, которую расходуют контрагенты (и деревьев, которые идут на ее производство).
Привет от Греты Тунберг: в среднем из одного дерева можно изготовить 17 пачек бумаги формата А4 по 500 листов в каждой.
«Если говорить о времени, — продолжает Константин, — то представьте: контрагент сидит во Львове, а наш центральный офис находится в Киеве. Почта идет 2−3 дня. Пока договор получат, пока с ним начнут работать в компании, пройдет, в лучшем случае, неделя». И это только бумага и время на доставку и согласование. Есть еще расходы на курьеров, топливо, не говоря уже о плате за аренду площадей, где хранятся документы: склад документации «Укртранснафты» занимает «несколько комнат», по скромной оценке Константина Клименко.
Окончательное решение
Говорили об ЭДО в компании давно, но всё оставалось на уровне идеи. По словам Константина, это было из серии: «Я хочу пойти в горы, но не делаю никаких практических шагов для реализации этого желания». Но в какой-то момент компания «доросла» и стало ясно — без перевода документооборота в электронный вид, она не сможет двигаться вперед. Кроме того, «Укртранснафта» — крупная компания и одна из проблем, с которой она постоянно сталкивается — это бюрократия. Так что ускорение процессов взаимодействия между различными структурными подразделениями для нее стало жизненно важным. В итоге, чтобы ускорить процесс прохождения и согласования различного рода документов внутри компании, было принято решение запустить систему электронного документооборота.
Начало: внедрение внутреннего электронного документооборота
Артур Теодорович, директор по информационным технологиям АО «Укртранснафта»: «Проект внутреннего электронного документооборота был забюджетирован еще в 2018 году. В 2019 последовал процесс торгов, выбора победителя, подписание договора и, наконец, внедрение. Речь идет о программном обеспечении Megapolis. DocNet, который предназначен для „электрификации“ документооборота внутри компании. После этого мы полностью избавились от беготни с бумажками между отделами. Но аппетит приходит во время еды. И в компании задумались и об „электрификации“ взаимоотношений с внешними контрагентами».
Продолжение: проблема выбора сервиса для внешнего документооборота
Сейчас на украинском рынке представлено множество ЭДО решений от разных разработчиков. Все они имеют свои плюсы и минусы. Но в случае «Укртранснафты», выбор был обусловлен не только функционалом и качеством сервиса, но и возможностью интеграции сервиса внешнего документооборота с уже существующей системой внутреннего ЭДО.
Артур Теодорович: «Когда стал вопрос выбора партнера, основным критерием была платформа. Мы выбирали из решений, которые разработаны на базе DocNet. Мы начали изучать рынок и узнали о проекте компании „Киевстар“ Star.Docs. Они в 2017 году, совместно с компанией Intecracy Deals, на базе платформы юридически значимого электронного документооборота DEALS, разработали свой собственный продукт. Их сумасшедшая база контрагентов стала своего рода полигоном для тестирования».
Star.Docs — платформа для юридически значимого электронного документооборота от «Киевстар», созданная совместно с компанией Intecracy Deals на базе сервиса Deals. Сейчас Star. Docs развивается как самостоятельный проект «Киевстар». Он может быть использован для электронного документооборота как с мобильным оператором, так и с другими контрагентами.
Константин Вечер, директор по развитию бизнеса на корпоративном рынке «Киевстар»: «Star.Docs — отличный пример сервиса, который помогает бизнесу в его ежедневной работе. Мы рекомендуем нашим клиентам работать со Star. Docs в комплексе с Моbile ID. Во-первых, это выгодно, потому что в телеком-тарифах для бизнеса от „Киевстар“ уже предусмотрена возможность подключения и использования Моbile ID без дополнительных оплат. Во-вторых, Моbile ID — это квалифицированная электронная подпись, которая хранится на сим-карте прямо в телефоне владельца и она всегда при нем. Руководитель может подписывать документы, приходящие ему в электронном виде, где бы он ни был — в командировке, в отпуске, из дома, на встрече. И не носить при этом с собой флешку с подписью, рискуя ее потерять, не имея возможности подключить или переживая, что ею может воспользоваться кто-то другой. Подключив Моbile ID всем сотрудникам, которые уполномочены подписывать документы и работают с ЭДО, можно значительно сократить время прохождения документа внутри компании и вне ее».
Артур Теодорович: «Мы связались с ребятами из „Киевстар“, и они сказали: приезжайте, всё покажем, объясним. Мы приехали, всё посмотрели, всё понравилось. Сравнили с другими вариантами (сервисов ЭДО), и решили, что если другие компании группы „Нафтогаз“ уже работают в Megapolis. DocNet, то правильным решением будет выбрать аналогичный продукт, который будет легче поддерживать и развивать. Мы провели сравнительную характеристику функционала разных продуктов от разных производителей и сделали выбор в пользу разработки Deals. Исходя из наших требований, их функционал был в разы шире, а потенциал развития больше, чем у конкурентов».
Оставалось только объединить две системы в одну.
Megapolis.DocNet — разработка компании inBase, которая как и Deals входит в консорциум Intecracy Group. Как и Megapolis.DocNet, система внешнего юридически значимого документооборота Deals построена на платформе разработки UnityBase. На этой платформе созданы многие государственные реестры Украины, такие как «Державний реєстр речових прав на нерухоме майно» и «Єдиний державний реєстр виконавчих проваджень» Министерства юстиции. Эта платформа имеет национальную сертификацию и уровень безопасности Г-2 Г-3.
Интеграция. Техподдержка — это всё
В итоге в «Укртранснафте» заработали две системы ЭДО. Без качественной техподдержки со стороны Deals процесс интеграции систем мог бы затянуться надолго. «За более чем 18 лет карьеры IT директора мне приходилось очень часто общаться со службами техподдержки разных компаний. И, в большинстве случаев, средством коммуникации был мат», — говорит Артур Теодорович. «Качество техподдержки было одним из основных критериев выбора поставщика услуг. Мы предупредили, что нам нужен менеджер проекта, который будет иметь прямую связь с разработчиками и аналитиками. Если его не будет, то мы не сработаемся. В итоге с обеих сторон были выделены конкретные люди, которые отвечали за коммуникацию между компаниями. За две недели была сделана колоссальная работа по интеграции. Сейчас мы работаем над мобильным приложением (Megapolis.DocNet). Ребята из Deals сказали, что за февраль они его доведут до ума. Процесс идет и скоро наши сотрудники смогут работать с документами на мобильных устройствах».
Трудности перехода
Артур Теодорович: «Обучение персонала прошло за два дня. После этого мы две недели отвечали на вопросы „неверующих“ пользователей. Так что больше всего времени ушло на адаптацию людей к этому комплексу продуктов. Люди, особенно в госкомпаниях, придерживаются старых форматов. И больше всего времени у нас уходило на то, чтобы убедить людей, которые всю жизнь подписывали бумажки ручкой у себя на столе, в том, что с помощью цифровой подписи это делать быстрее и безопаснее. На объяснения технических моментов уходило гораздо меньше времени».
Совместимость разных систем ЭДО
Проблем в работе с контрагентами после перехода на систему электронного документооборота не возникло.
Константин Клименко: «Сейчас в стране есть соответствующая законодательная база, которая позволяет подписывать документы в электронном виде. Во всех наших договорах теперь есть пункт о том, что он может быть подписан в электронной форме. Всё, что надо сделать контрагенту, это открыть по ссылке документ и поставить свою электронную подпись. А так как сейчас у подавляющего большинства компаний уже есть электронные подписи, никаких проблем переход на ЭДО не вызвал».
«По большому счету, это просто PDF файл с электронной подписью, — продолжает Артур Теодорович, — Всем нашим контрагентам мы сообщаем: мы заплатили за все ваши проблемы. Вам нужно только иметь интернет, зайти по ссылке, которую мы вам скинули, ввести логин и пароль, скачать PDF с договором, проверить его, нажать кнопку „согласовано“ и поставить свою цифровую подпись. Всё».
Звучит обнадеживающе, но система обмена электронными документами может стать еще лучше и проще. Сейчас в Украине существует много систем ЭДО, созданных на разных платформах разными разработчиками, и по мнению Александра Вернигоры, CEO Deals: «В Украине должна быть создана единая платформа, которая даст возможность роуминга между всеми существующими системами электронного документооборота. Сейчас нет шины, которая позволила бы компаниям обмениваться документами, созданными на разных платформах. Хотя ее аналог уже есть в государственном секторе: „Система электронного взаимодействия органов исполнительной власти (СЭВ ОИВ)“, которая дает возможность государственным органам подписывать и обмениваться документами между органами исполнительной власти».
Результат
Константин Клименко: «Процессы ускорились однозначно. Раньше согласование и подписание договоров внутри компании занимало несколько дней, сейчас это может произойти всего за несколько часов. Компания большая и раньше постоянно возникали ситуации из серии: «Я заносил тебе договор посмотреть, он лежит у тебя уже несколько дней, а ты его не смотришь. А сейчас всё сразу видно: кто и когда его подписал».
Александр Вернигора: «Укртранснафта — уникальный для украинского рынка случай, когда компания такого масштаба, реализовала у себя и внешний и внутренний электронный документооборот да еще и интегрировала две разные системы в единое целое».
Юридические тонкости
Александр Вернигора, CEO Deals: «В 2003 году в Украине был принят закон об электронном документообороте и электронно-цифровых подписях. В конце позапрошлого года вступил в силу закон об электронно-доверительных услугах. Он расширил закон об электронно-цифровой подписи и дал „зеленый свет“ таким технологиям, как Mobile ID — цифровой подписи, которая хранится на СИМ-карте. Развитию электронного документооборота способствовала отмена закона об обязательном использовании мокрой печати предприятия. Теперь для признания документа действительным достаточно только подписи. Единственная причина, по которой компания должна продолжать использование мокрой печати — если это прописано в её уставе. Но этот пункт можно без особого труда изменить».
Проблемы ЭДО: лень, прокрастинация и страх
«По моей субъективной оценке, не более 10% украинских компаний перешло на внутренний и внешний электронный документооборот. Возможно, эта цифра сильно преувеличена. 10% — это потолок. Не больше», — говорит Александр Вернигора, — фактически, с 2003 года украинские компании могли начать переход на электронный документооборот. Законодательство такую возможность давало. Были пробелы в регулировании взаимоотношений с судебными органами, но уже давно (2018 год) появилось множество нормативных актов, которые эти взаимоотношения разъясняют и регулируют”.
Возникает вопрос: если даже такой крупной компании, как «Укртранснафта», перейти на ЭДО оказалось не так уж сложно, почему всего 10%?
«В законодательной базе Украины уже есть всё необходимое для перехода на ЭДО. Так что единственная проблема в том, что люди еще не перестроились. Они привыкли писать не бересте, папирусе. На том, что можно подержать в руках. Это — главная проблема, которая стоит на пути развития электронного документооборота», — считает Константин Клименко.
«Сейчас такое время — чтобы быть эффективнее, надо меняться», — говорит Константин Вечер. — «И это не модный тренд, который называют „диджитализацией“. Это необходимость. Не будешь работать быстрее и с меньшими затратами — упустишь возможности для получения прибыли. Не перейдешь на электронный документооборот, когда другие активно переходят — погрязнешь в бумажной волоките и со временем не сможешь продуктивно взаимодействовать с контрагентами. Выбор за бизнесом и его приоритетами — быть современным или цепляться за старые привычки».
Перспективы цифровизации в Украине
«Нам еще есть над чем работать, — считает Александр Вернигора, — У нас на данный момент еще нельзя использовать электронную подпись в документах, которые требуют заверения нотариуса или трудовые документы. Но политика кабинета министров, Министерства цифровой трансформации, правительства, свидетельствует о том, что желание развивать это направление у них есть. Правительство и президент четко обозначил вектор на диджитализацию всех сфер деятельности. Благодаря Зеленскому, Дубилету, Гончаруку, Федорову этот рынок активно развивается».