19 лет назад украинская IT-компания Олеси Линник первой предложила бизнесу оцифровать налоговую отчетность и учет. Инновационную программу M.E.Doc, что сначала воспринималась как привет из далекого будущего, сегодня используют более 80% компаний всех сфер и масштабов. В последние годы разработчик Linkos Group помогает предприятию диджитализировать трудоемкие процессы и избавиться от бумажного балласта с помощью электронного документооборота (ЭДО). Для этого, кроме программы M.E.Doc, отечественный разработчик создал линейку полезных продуктов под потребности малого, среднего и крупного бизнеса — FlyDoc, AРІ.ПТАХ, СОТА, ISрro.
В том, что большинство компаний сегодня отказывается от печати, не только под влиянием трендовой цифровизации, но и здравого смысла, “Обозреватель” убедился во время всеукраинской конференции “Форсайт 1.9 Майбутні”.
Масштабное мероприятие в футуристическом стиле, что организовал Linkos Group в последние выходные весны, собрало в столичном КВЦ “Парковый” пользователей, партнеров и сотрудников — всех, кто на собственном опыте почувствовал преимущества безбумажной технологичности. Среди тех, кто давно и решительно не давит на “Печать”, в частности, такие лидеры рынка, как БаДМ, BILLA, Эпицентр, ДТЭК и SOCAR.
Показательным является кейс ритейл-бренда BILLA — австрийско-немецкой сети супермаркетов, что насчитывает более трех десятков филиалов в Украине. О том, как компания преодолела скепсис сотрудников, какие IT-инновации выбрала и как привлекла к ним партнеров, рассказал финансовый директор BILLA, Вячеслав Меленный. Он принял участие в брифинге — ЭДО Talks, посвященному вопросу цифровизации бизнеса.
“Системы, которыми мы пользуемся, стандартизованы на высшем уровне. Любое изменение требует очень длительного и кропотливого согласования с нашей материнской компанией. Для того, чтобы ускорить эти процессы, мы пытались найти гибкий и безболезненный путь для улучшения нашей системы”, — поделился Вячеслав.
Каким был путь BILLA к электронному документообороту и какое решение компания выбрала для себя?
Огромный массив бумажной документации, что курсирует как в пределах самой компании, так и в процессе сотрудничества с контрагентами, очень усложнял работу бухгалтеров. Мы искали программное решение, которое поможет изменить ситуацию и одновременно позволит безболезненно интегрировать данные не только в нашу учетную систему, но и в системы наших партнеров. Таким решением стала программа M.E.Doc от разработчиков Linkos Group.
Мы знали, что около 80% предприятий Украины уже успешно используют систему M.E.Doc, которая содержит все необходимые инструменты. Поэтому, наша компания тоже обратилась к разработчику этой программы. Первым шагом BILLA была автоматизация актов выполненных работ и счетов за услуги по продвижению товаров поставщиков. Система позволяет загружать эти документы в M.E.Doc, оперативно подписывать и отправлять всем поставщикам.
С какими препятствиями вы столкнулись и каким образом их преодолели?
Процесс автоматизации стартовал в начале года. Мы сообщили нашим поставщикам о том, что постепенно переходим на безбумажный документооборот. Должен признать, что не все контрагенты были готовы работать с электронными документами. В большинстве случаев, это не является позицией руководства компании или владельца. Как правило, это зависит от готовности бухгалтера или исполнителя перейти от перекладывания бумаг из кучки “а” в кучку “б” до нажатия нескольких кнопок для подписания документов. Однако в целом партнеры взвесили преимущества электронного документооборота и поддержали наше решение.
Каким образом компания убедила в целесообразности нововведений сотрудников, в частности бухгалтеров, которые ценят стабильность и ответственность?
В первую очередь, объяснили сотрудникам, как именно переход на ЭДО изменит их жизни. В частности, сообщили: оплата не меняется, а хлопотные рабочие процессы, связанные с бумагой, значительно сокращаются; сэкономленное время можно потратить на собственное развитие или взять дополнительную ответственность за доплату и подняться по карьерной лестнице. Мы также выбрали людей, которые готовы принимать изменения. Оказалось, что таких немало не только среди молодежи. Благодаря этому сопротивления инновациям не было. Ведь если люди понимают, что они в разы увеличивают эффективность внутренних процессов и взаимодействие с партнерами, это позволяет открыто воспринимать изменения.
